De keuze voor de beste RPO-leverancier

Het selecteren van de juiste RPO-leverancier is een strategische beslissing die grote impact heeft op je recruitmentresultaten. Het gaat niet om een standaard werving- en selectieopdracht, maar om een langdurige samenwerking die moet aansluiten bij de specifieke vraagstelling van jouw organisatie.

 

Regie over het servicemodel

 

Wij adviseren altijd dat jouw organisatie zelf de regie houdt over het gekozen servicemodel. Jij bepaalt welke diensten de RPO-leverancier levert en onder welke voorwaarden. Tegelijkertijd is het waardevol om verschillende varianten van het commerciële model te vergelijken, zoals:

 

• Startfee + completion fee
• Floor commitment fee voor minimale bezetting + completion fee

 

Zo wordt duidelijk welke leverancier het beste aansluit bij jouw wensen en budget.

 

Het selectieproces: van longlist naar shortlist

 

Afhankelijk van de omvang en complexiteit van de RPO zijn er verschillende methodieken die we kunnen gebruiken voor de selectie van de RPO-leverancier:

 

• Bij grotere RPO-trajecten starten we met een longlist van maximaal 10 leveranciers (voor specialistische kavels vaak minder).
• Via schriftelijke en mondelinge vragenrondes reduceren we deze lijst naar een shortlist van maximaal 5 partijen.
• Uiteindelijk gaan de beste 2–3 partijen door naar het offerte-traject.

 

Bij kleinere trajecten, zoals een enkel kavel of enkele tientallen vacatures, volstaat een selectie van 3–5 partijen gevolgd door directe offerte-aanvragen.

 

Marktconsultatie en beoordeling

 

Voor grotere volumes voeren we een brede marktconsultatie uit via een RFI (Request for Information) en RFQ (Request for Quotation), waarna geselecteerde partijen een RFP (Request for Proposal) indienen. Het proces gebeurt bij voorkeur namens jouw organisatie, zodat de objectiviteit gewaarborgd blijft.

 

Met een zorgvuldig opgesteld questionnaire en scoresysteem selecteren we de beste 3 tot 4 partijen voor persoonlijke gesprekken. Hier worden alle belangrijke onderwerpen besproken, krijgen leveranciers de kans hun voorstel te pitchen, en worden afspraken gemaakt over het vervolgtraject.

 

"Go/ no go" en contractonderhandelingen

 

Na de gesprekken volgt een definitieve "go/ no go" beslissing. Bij een “go” starten de contractonderhandelingen met de winnende partij; de runner-up blijft beschikbaar mocht dit mislukken.

 

Een RPO-contract wijkt sterk af van standaard inkoopcontracten, omdat het een combinatie van diensten, resultaten en samenwerking regelt. Het opstellen van een goed contract kan in grotere organisaties enkele weken tot maanden duren, zeker met afstemming tussen inkoop en directie. Wij begeleiden dit proces en zorgen dat alle essentiële onderdelen duidelijk zijn vastgelegd.

 

Klaar voor implementatie

 

Wanneer het contract is getekend, volgt de volgende fase: de RPO-implementatie. Door een zorgvuldig selectieproces en goed contractmanagement is je organisatie klaar voor een succesvolle start, waarbij de gekozen leverancier optimaal kan bijdragen aan jouw recruitmentstrategie.

 

Kortom: de selectie van de juiste RPO-leverancier vraagt om een gestructureerd proces, van longlist en shortlist tot offertes en contractonderhandelingen. Met onze begeleiding vind je de leverancier die niet alleen past bij jouw vacaturevraag, maar ook bij jouw strategische doelstellingen.

 

Als het contract getekend is, is het tijd voor de volgende stap: de start van de RPO.