RPO implementeren: meer dan vacatures uitbesteden

Een RPO implementeren lijkt eenvoudig: je kiest een leverancier, levert vacatures aan en de kandidaten komen vanzelf. In de praktijk werkt het helaas niet zo. Een succesvolle RPO vraagt om drie belangrijke pijlers naast RPO readiness: Supplier Maturity, Proces Maturity en Collaboration Maturity.

 

Supplier Maturity: de juiste leverancier voor jouw vraag

 

Niet elke leverancier past bij elke organisatie. Supplier Maturity gaat over de mate waarin een leverancier is toegerust op jouw specifieke behoefte.

 

• Voor grote RPO’s met honderden vacatures zijn schaalbaarheid, continuïteit en Total Cost of Ownership (TCO) cruciaal.

• Voor een deel-RPO of specialistisch domein (bijvoorbeeld IT of techniek) zijn branchekennis en senioriteit belangrijker.

• Bij executive search draait het vooral om netwerken op C-level, waarbij TCO minder bepalend is.

 

We kijken bij de selectie van de leverancier verder dan omvang en referenties: ook omzetvolume, solvabiliteit, ervaring met vergelijkbare projecten, tooling en teamkwaliteit spelen een rol. Alleen een leverancier die aansluit op jouw onderliggende motief voor RPO kan duurzaam waarde leveren.

 

Proces Maturity: robuuste recruitmentprocessen

 

Een RPO kan alleen werken als de processen volwassen en robuust zijn. Dat betekent:

 

• Een duidelijk Operations & Reporting Model met KPI’s.

• Ingericht ATS en koppelingen met BI voor reporting en Finance.

• Afspraken over doorlooptijden en conversieratio’s.

• Een goed afgestemde sourcingmix om duurzame instroom te garanderen en agency hires te beperken.

 

Wij begeleiden de inrichting van het proces- en kostenmodel op basis van best practices. Zo gaan kostenbesparing en procesverbetering hand in hand.

 

Collaboration Maturity: bouwen aan samenwerking

 

Na de keuze voor een leverancier begint het echte werk: de samenwerking. Het gekozen servicemodel bepaalt welke activiteiten de leverancier overneemt en wat je zelf blijft doen – van recruitment marketing en beurzen tot backoffice-taken zoals contractproductie en interviewplanning.

 

Belangrijke aandachtspunten zijn:

 

• Transparantie in commerciële modellen (inclusief of exclusief extra kosten voor jobmarketing, agency fees, recruiter seats).

• Onboarding van teams en change management bij veranderingen in vacaturevolume.

• Heldere afspraken over verantwoordelijkheden, verwachtingen en communicatie.

 

Een succesvolle samenwerking vraagt niet alleen structuur, maar ook vertrouwen, openheid en het delen van successen.

 

Impact op de organisatie

 

Een RPO-implementatietraject duurt meerdere weken tot maanden en heeft impact op je organisatie. Vooral als er al een intern recruitmentteam is, omdat werkzaamheden dan verschuiven naar de externe leverancier. Dit heeft vaak personele consequenties, die wij vanaf de eerste verkenning zorgvuldig bespreken.

 

De stap naar de beste leverancier

 

Wanneer Supplier Maturity, Proces Maturity en Collaboration Maturity goed zijn ingericht, is je organisatie klaar om de beste RPO-leverancier te kiezen. Wij begeleiden dit proces onafhankelijk en met marktkennis, zodat je zeker weet dat de gekozen partner bijdraagt aan jouw strategische doelen.

 

Kortom: een succesvolle RPO-implementatie draait niet om het simpelweg uitbesteden van vacatures, maar om het opbouwen van een volwassen samenwerking en robuuste processen. Met onze begeleiding zorg je voor de juiste leverancier, een sterk proces en een duurzame samenwerking.

 

Als al deze onderwerpen zijn behandeld kunnen we naar de volgende stap: de keuze voor de beste RPO leverancier.